Comunicación asíncrona: la auténtica razón por la que el trabajo remoto es más productivo

Pese a que son muchas las empresas que están tratando de revertir la tendencia del teletrabajo que se disparó durante los meses de pandemia, son numerosos los estudios que afirman que el trabajo remoto permite alcanzar unos niveles de productividad superiores y mejora considerablemente el bienestar de la plantilla de cualquier empresa. 

Son muchos los argumentos que explican este incremento de la productividad, como una mayor conciliación familiar o el ahorro de las horas perdidas en el tráfico. Pero hoy, nos gustaría destacar uno especialmente importante que con frecuencia se pasa por alto. Se trata de la ´comunicación asíncrona´, que tiene un rol especialmente relevante en el trabajo remoto. 

¿Qué es la comunicación asíncrona y por qué es tan productiva? En el contexto que nos ocupa, la comunicación asíncrona se refiere al fenómeno mediante el que una trabajadora o trabajador remoto no responde de inmediato a los correos electrónicos o a los mensajes de chat, sino que dedica un tiempo específico en su jornada laboral para prestar atención a los correos y los mensajes, y responderlos en tiempo y forma. 

Puede parecer que retrasar la respuesta de un correo electrónico durante varias horas contraviene la idea de productividad. Mientras que esto es cierto con algunos mensajes importantes, breves respuestas de las que depende el comienzo o la continuación de una tarea, en muchos otros casos el efecto es justamente el contrario. 

El correo electrónico es solo una de las múltiples tareas que suele tener el personal remoto de una compañía. El problema es que, al trabajar en una oficina, se tiende a primar la respuesta inmediata de estos correos, lo que implica interrumpir continuamente las otras tareas para cumplir con el protocolo. Y esto tiene resultados muy negativos para la productividad. 

Esta continua sucesión de interrupciones interpola muchísimos momentos de distracción y de retomar la atención a la tarea original durante la jornada laboral. Entonces, sí, algunos correos se responden de forma más rápida, pero se dilata enormemente el progreso de las tareas primarias del trabajador o la trabajadora, reduciendo así su productividad. 

Los trabajadores remotos en otros países 

Otro aspecto a tener en cuenta, y otra forma de entender la comunicación asíncrona, son los trabajadores y trabajadoras remotas que se encuentran en distintos husos horarios. Al tener aparte del personal en otros países, es posible dedicar las horas de trabajo a preparar las tareas que deben ser realizadas al siguiente día, y tenerlas listas la mañana siguiente. 

Por ejemplo, imaginemos una empresa que prepara toda una serie de tareas durante un lunes por la mañana y completa la preparación hacia las cuatro de la tarde. Entonces deriva estas tareas al personal a cargo de elaborarlas, pero, si el personal se encuentra en México, no podrá comenzar a trabajar en ellas hasta el siguiente día, así que las entregará el martes por la tarde. 

Ahora bien, si el personal a cargo se encuentra en Asia, las tareas remitidas a las cuatro de la tarde en México llegan a su bandeja de entrada a las seis de la mañana en su región. Comenzarán el trabajo dos o tres horas después, mientras en México descansamos. Y las entregarán a tiempo para tenerlas listas el martes a primera hora en horario mexicano. 

Esto permite un ciclo de trabajo que se extiende durante las 24 horas del día, de forma que el horario nocturno no supone una interrupción en ningún caso. Con las tareas listas el martes a primera hora, el personal de México puede comenzar a preparar una nueva sesión de planificación el martes por la mañana, completarla por la tarde, y repetir el proceso. 

La ciberseguridad y las herramientas de coordinación digital 

El trabajo remoto beneficia entonces tanto al personal como a las empresas, pero, para poder disfrutar de estos beneficios y del incremento en la productividad que conlleva, se hace necesario adaptar el software de la compañía e invertir en herramientas digitales que permitan el trabajo remoto de forma eficaz y segura. 

Una de las primeras herramientas que debemos incorporar al flujo de trabajo es una VPN. Mientras que el personal que trabaja desde una oficina física puede gestionar la mayoría de sus comunicaciones a través de una intranet, el personal remoto envía y recibe toda la información a través de internet, lo que puede dejar expuestos datos esenciales de la compañía. 

Una VPN permite cifrar estas comunicaciones y protegerlas frente a posibles ataques, manteniendo a salvo las claves de acceso, la información estratégica y los datos financieros de la compañía. Además, el uso de un VPN mexicano permite que todo el personal remoto se conecte desde una IP de México y acceda sin problemas al software en la nube de la empresa. 

Además de la ciberseguridad, el trabajo remoto también implica el uso extensivo de diferentes herramientas de coordinación, así como plataformas para compartir archivos de forma ágil y segura. Dependiendo de la empresa harán falta unas herramientas u otras, pero lo que está claro es que esta inversión merece mucho la pena.

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